A inizio settembre la Cgil di Ascoli Piceno ha chiesto alle aziende del territorio di riattivare e potenziare lo smart working per limitare gli spostamenti. Da inizio anno, in provincia, la benzina è rincarata in media del 23% e il gasolio del 26%. Per una piccola impresa del Piceno dire di sì a qualche giorno da casa è facile. Il difficile arriva dopo.

Un nuovo assunto sceglie autonomamente i propri orari da remoto. Un altro dipendente invia file aziendali riservati da un indirizzo email personale. Senza una policy di smart working, l’elenco dei problemi continua ad allungarsi. Nella maggior parte dei casi, chi lavora da remoto non sa cosa ci si aspetta da lui, perché nessun documento ufficiale definisce i limiti.

Una policy di smart working colma questa lacuna e stabilisce le regole di lavoro per team da remoto di qualsiasi dimensione. Non deve essere necessariamente un lungo documento legale. Sono sufficienti due o tre pagine con indicazioni espresse in modo chiaro.

Questa guida spiega cos’è una policy di smart working, cosa deve includere e come redigerla e applicarla.

Cosa sono le linee guida per il lavoro da remoto?

Una policy di smart working definisce cosa possono e non possono fare i dipendenti che lavorano da casa, tra cui:

• Modalità di lavoro per svolgere le attività fuori dall’ufficio
• Gli orari in cui i dipendenti devono essere disponibili per collaborare
• Quali strumenti di comunicazione sono consentiti
• Linee guida sulla cybersicurezza
• Responsabilità lavorative per ciascun ruolo

Le aziende che adottano il lavoro da remoto su larga scala la chiamano anche policy per il lavoro da casa.

La legge italiana disciplina questo tipo di accordo come lavoro agile, noto anche come smart working, nella legge 81/2017.

Nel 2025 quasi 3,6 milioni di persone in Italia hanno lavorato da remoto almeno in parte, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Senza una policy, la comunicazione ne risente e le risorse umane finiscono per rispondere ripetutamente alle stesse domande dei dipendenti. Per le aziende più piccole che vogliono assumere persone favorevoli al lavoro da remoto, una policy di smart working chiara trasmette fiducia.

Cosa includere nel documento della tua policy di smart working?

I dettagli dipendono dal settore e dalle dimensioni dell’azienda. Tuttavia, quattro pilastri si applicano a quasi tutte le politiche sul lavoro da remoto.

Idoneità dei dipendenti e modalità di lavoro

Un accordo sul lavoro da remoto di solito indica quali ruoli possono lavorare da remoto, come i dipendenti a tempo pieno. Nel Piceno, dove quasi un’impresa su quattro è artigiana, la distinzione conta da subito: chi segue l’amministrazione o i clienti può lavorare da casa qualche giorno a settimana, chi lavora in laboratorio o in produzione no. In Italia, le norme sul lavoro agile si applicano solo ai dipendenti, quindi definisci le condizioni per il lavoro da remoto di collaboratori esterni e freelance nei rispettivi contratti.

Specifica quindi:

• Se il ruolo sarà interamente da remoto o ibrido, per esempio con uno o due giorni a casa a settimana per chi percorre ogni giorno l’Ascoli-Mare
• La procedura generale di approvazione, come una richiesta scritta o l’approvazione di un responsabile
• Chi ha la priorità, poiché la legge favorisce le richieste dei genitori con figli fino a 12 anni (o di qualsiasi età in caso di disabilità grave), dei dipendenti con disabilità grave e di chi presta assistenza

La policy stabilisce le regole condivise, ma ogni dipendente che lavora da remoto necessita anche di un accordo scritto individuale. Definisce come viene organizzato e supervisionato il lavoro da remoto, gli strumenti utilizzati, i periodi di riposo e le modalità di disconnessione del dipendente.

Regole scritte aiutano i nuovi assunti a comprendere i propri diritti e doveri, quindi mantieni questa sezione anche se il team attuale li conosce già.

Orario di lavoro e disponibilità dei dipendenti

Decidi per quanto tempo i dipendenti che lavorano da remoto devono essere disponibili per collaborare, ad esempio dalle 9:30 alle 15:30 in un fuso orario concordato.

Successivamente, chiarisci i dettagli, ad esempio:

• La finestra di risposta standard, ad esempio entro 3 ore su Slack o entro 24 ore via email
• Il fuso orario di riferimento per le riunioni, così tutto il team rimane allineato ovunque viva

Stabilisci solo i requisiti minimi, così i tuoi dipendenti mantengono un po’ di margine.

Strumenti di comunicazione e collaborazione

Gli strumenti digitali condivisi aiutano i membri del team a rimanere aggiornati e a sentirsi parte della stessa squadra.

Ecco cosa fare:

• Assegna uno strumento a ogni area di lavoro. Ad esempio, Slack o Teams per i messaggi asincroni, Zoom o Google Meet per le videochiamate e Asana o Notion per la gestione dei progetti.
• Definisci quando si tengono le riunioni e in quali situazioni sono necessarie. Potrebbe trattarsi di un confronto individuale con un responsabile, mentre gli argomenti non urgenti possono essere affrontati in un messaggio.
• Stabilisci regole per i contatti fuori dall’orario di lavoro su questioni non urgenti e assicurati che siano coerenti con le condizioni di disconnessione previste da ogni accordo individuale.

Infine, elenca gli strumenti digitali approvati per l’uso professionale.

Sicurezza dei dati

Il lavoro da remoto offre maggiore flessibilità, ma aumenta anche i rischi per la sicurezza informatica, come i file riservati inviati da una casella di posta personale nell’esempio iniziale. Per questo la tua policy dovrebbe includere aspetti come questi:

• Se l’azienda fornisce i dispositivi o se i dipendenti usano i propri, e chi paga eventuali riparazioni. In Italia, il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici che assegna.
• Quali costi rimborsi, come le bollette della connessione internet domestica o un’indennità una tantum per allestire una postazione di lavoro. Chi lavora da casa risparmia sul carburante ma sostiene costi domestici in più, come l’elettricità, quindi conviene mettere per iscritto cosa rimborsi.
• Regole per la VPN, autenticazione a due fattori sugli account aziendali e archiviazione cloud approvata.

Una policy scritta si basa sulle regole di sicurezza già in vigore e riduce il rischio di incidenti futuri.

Come creare una policy per il lavoro da remoto?

Idoneità, sicurezza e modalità di lavoro sono parti imprescindibili della policy. Devi anche spiegare ai dipendenti cosa succede quando non rispettano le regole. Aggiungi una breve sezione sulle conseguenze del mancato rispetto delle regole, come richiami, sanzioni o sospensione e, nei casi più gravi, il licenziamento. Ai sensi dell’articolo 21 della legge 81/2017, ogni accordo individuale indica le condotte nel lavoro da remoto che possono comportare provvedimenti disciplinari. Le sanzioni stesse devono rispettare il contratto collettivo nazionale applicabile.

Un modello di policy sul lavoro da remoto ti evita di dover redigere ogni regola da zero. Piattaforme HR come Hubstaff e Workable offrono versioni scaricabili che puoi personalizzare, purché tu aggiunga i punti richiesti dalla legge italiana.

Condividi prima la bozza con due o tre membri del team per individuare eventuali lacune. Aggiungi un numero di versione a ogni bozza, così i dipendenti sapranno qual è quella attuale. Infine, evita di inserire termini legali nella policy, a meno che non siano stati verificati da un consulente del lavoro o da un avvocato giuslavorista.

Finalizzare l’accordo di lavoro da remoto

Esporta la bozza come file PDF. In questo modo il formato resta bloccato prima di condividerla con tutta l’azienda. Le modifiche successive vanno inserite in una nuova versione anziché nel file condiviso.

Se hai policy con diversi NDA, puoi unirle in un unico documento.

Chiedi a ogni dipendente di firmare la policy per confermare di averla letta. Con PDFAid, i membri del team possono firmare digitalmente i PDF direttamente nel browser senza stamparli.

Per attestare la presa visione della policy è sufficiente una firma disegnata o digitata. L’accordo individuale deve essere in forma scritta, requisito che una firma elettronica avanzata o qualificata soddisfa ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale italiano, quindi verifica la tipologia con il tuo consulente del lavoro.

Poi comunica online i dati di ciascun accordo al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali entro cinque giorni dalla data di inizio. Comunica entro cinque giorni anche qualsiasi modifica della durata o una cessazione anticipata.

Una volta all’anno, consegna inoltre a ogni dipendente che lavora da remoto e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi del lavoro da remoto. Da aprile 2026, ometterla costituisce un reato punibile ai sensi della Legge 34/2026.

I dipendenti devono inoltre poter accedere a ciò che hanno firmato, quindi ordina i file per nome del dipendente in una cartella aziendale condivisa. Conserva ogni accordo firmato per cinque anni dalla firma, come richiesto dal Ministero, e archivia le vecchie versioni quando la policy cambia.

Checklist delle buone pratiche per la policy sul lavoro da remoto

Ecco cosa tenere presente durante la creazione di una policy sul lavoro da remoto:

• Informa i dipendenti della policy.
• Invia il PDF finale almeno due settimane prima dell’entrata in vigore della policy.
• Presenta ogni singolo accordo entro cinque giorni dalla data di inizio.
• Consegna l’avviso scritto sulla sicurezza almeno una volta all’anno.
• Rivedi la policy dopo cambiamenti importanti, come nuovi requisiti di conformità o nuovi membri del team in fusi orari diversi.
• Stabilisci un programma di revisione per mantenere aggiornata la policy.

Aspettative chiare evitano a te e ai tuoi dipendenti incertezze sul lavoro. Puoi anche prendere spunto da esempi esistenti di politiche sul lavoro da remoto. Molti dirigenti senior ritengono che il lavoro da remoto renda più facile attingere a un bacino di talenti globale e contenere i costi operativi.

La policy sul lavoro da remoto è destinata a restare

Man mano che sempre più organizzazioni adottano il lavoro da remoto, una policy ben redatta protegge dipendenti e datori di lavoro da problemi evitabili, e i modelli delle piattaforme HR online ti offrono un vantaggio iniziale. Con le giuste intenzioni e gli strumenti adatti, le aziende possono assumere a livello globale, evitare costi aggiuntivi e crescere più rapidamente quando la strategia è solida.

In breve:

• Includi idoneità, orari di lavoro, strumenti di comunicazione e sicurezza dei dati.
• Abbinala a un accordo individuale scritto per ogni dipendente che lavora da remoto.
• Presenta ogni accordo entro cinque giorni e conservalo per cinque anni.
• Esporta la versione finale in PDF, raccogli le firme e rivedila ogni anno.

Domande frequenti

Cosa deve includere una policy sul lavoro da remoto?

Una policy sul lavoro da remoto include di solito:

• Quali dipendenti sono idonei al lavoro da remoto
• Quando devono essere reperibili durante l’orario di lavoro
• Requisiti di sicurezza dei dati

Come fare in modo che i dipendenti prendano visione e firmino una policy sul lavoro da remoto?

Esporta l’accordo sul lavoro da remoto in PDF e stabilisci una scadenza per raccogliere le firme elettroniche.

Con quale frequenza va aggiornata una policy sul lavoro da remoto?

Almeno una volta all’anno. Aggiornala prima in seguito a cambiamenti importanti, come nuove assunzioni o nuovi requisiti di conformità.

Una policy sul lavoro da remoto è uguale a una policy sul lavoro da casa?

Sì, si tratta dello stesso documento. Alcune aziende parlano di policy sul lavoro da casa per accordi in parte da remoto, mentre altre parlano di policy sul lavoro da remoto per ruoli indipendenti dalla sede. La struttura rimane la stessa, indipendentemente dal termine che usi.

(Articolo promoredazionale)